Het is bijna kerstvakantie en veel mensen zijn in die periode vrij. Niet iedereen wil zijn vakantiedagen ieder jaar opnemen. Zij sparen ze liever op voor een langere reis of geven de voorkeur aan een uitkering in geld. Het is de vraag in hoeverre dat zomaar kan en wat hierin de verantwoordelijkheid van de werkgever is.
In dit artikel wordt de meest belangrijke regelgeving omtrent vakantiedagen besproken. Daarbij komt onder meer aan bod het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen, het vervallen/verjaren van vakantiedagen en de rol van een werkgever bij het opnemen van vakantiedagen.
Vakantie als grondrecht
Het recht op vakantie wordt als een Europees grondrecht gekwalificeerd (artikel 2 lid 3 van het Europees Sociaal Handvest). Ook in het Nederlandse Burgerlijk Wetboek (hierna: "BW") wordt een minimum aantal vakantiedagen per jaar verplicht gesteld.
De grote waarde die zowel de Europese als de Nederlandse wetgever hecht aan het regelmatig opnemen van vakantie, heeft te maken met de zogeheten recuperatiefunctie. Volgens de wetgevers is vakantie van groot belang om te 'recupereren', oftewel: herstellen.
Wettelijke versus bovenwettelijke vakantiedagen
Ieder jaar heeft een werknemer recht op een minimum aantal vakantiedagen ter hoogte van vier keer de wekelijks overeengekomen arbeidsomvang (artikel 7:634 lid 1 BW). Een werknemer die 40 uur in de week werkt, bouwt dus in ieder geval 160 uur (20 dagen) vakantie per jaar op. Deze dagen worden de wettelijke vakantiedagen genoemd.
Veelal wordt in een arbeidsovereenkomst of een toepasselijke cao een hoger aantal vakantiedagen afgesproken. De dagen die boven het wettelijke minimum uitkomen, betreffen de zogeheten bovenwettelijke vakantiedagen.
Geldigheidsduur vakantiedagen
Het belangrijkste verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen wordt zichtbaar bij de geldigheidsduur van de vakantiedagen. Vakantiedagen kunnen namelijk niet eindeloos worden opgebouwd.
Wettelijke vakantiedagen
Artikel 7:640a BW kent de hoofdregel dat de wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin deze zijn opgebouwd. Heeft een werknemer nog vakantiedagen openstaan over 2021, dan zal hij deze dus in principe vóór 1 juli 2022 moeten opnemen. Deze korte vervaltermijn is bedoeld om een regelmatige wijze van opnemen van vakantiedagen te stimuleren.
De vervaltermijn van zes maanden kan worden verlengd indien:
- de werknemer tot aan het tijdstip van het vervallen van de vakantiedagen redelijkerwijs niet in staat is geweest om vakantie op te nemen; of
- bij schriftelijke overeenkomst ten gunste van de werknemer wordt afgeweken van de termijn van zes maanden.
Het 'redelijkerwijs niet in staat om vakantie op te nemen' als bedoeld onder a, moet door de werknemer worden onderbouwd. Het kan daarbij gaan om een situatie waarin de werkgever de werknemer niet in de gelegenheid heeft gesteld om zijn vakantiedagen tijdig op te nemen of waarin een werknemer zodanig arbeidsongeschikt is dat hij redelijkerwijze zijn vakantiedagen niet kan opnemen. In dit geval vervallen de wettelijke vakantiedagen pas na vijf jaar.
Arbeidsongeschiktheid an sich, is onvoldoende om te stellen dat een werknemer niet in staat is om vakantie te genieten. Ook (juist) als een werknemer arbeidsongeschikt is, kan een onderbreking van de re-integratiewerkzaamheden van belang zijn. Slechts indien er in het geheel geen re-integratiewerkzaamheden zijn opgelegd, kan een werknemer stellen dat hij redelijkerwijs niet in staat is om vakantie op te nemen. In die situatie komen de tijdens ziekte opgebouwde dagen niet te vervallen.
Daarnaast bestaat de mogelijkheid als bedoeld onder b, namelijk om schriftelijk overeen te komen dat de (wettelijke) vakantiedagen langer in stand blijven.
Bovenwettelijke vakantiedagen
Artikel 7:642 BW bepaalt dat de bovenwettelijke vakantiedagen vijf jaar na het kalenderjaar waarin deze zijn opgebouwd verjaren.
Relevant is dat de wet hier spreekt over 'verjaren' en niet 'vervallen'. In tegenstelling tot een vervaltermijn, kan een verjaringstermijn door een werknemer worden gestuit. Dit houdt in dat een werknemer de verjaringstermijn kan verlengen door een schriftelijke verklaring aan de werkgever te overhandigen, waarin hij aangeeft dat hij zijn recht op de bovenwettelijke vakantiedagen wil behouden. Vanaf het moment van deze verklaring gaat een nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar lopen.
Daarnaast bepaalt artikel 7:642 BW dat van deze regeling niet ten nadele van de werknemer mag worden afgeweken. Een afwijking hiervan ten gunste van de werknemer is dus wel toegestaan.
Volgorde opname vakantiedagen
Bij de opname van vakantiedagen geldt dat men de vakantiedagen opneemt die het eerst komen te vervallen c.q. verjaren. De volgorde is dus als volgt:
- de wettelijke vakantiedagen uit het voorgaande jaar;
- de wettelijke vakantiedagen uit het huidige jaar;
- de bovenwettelijke vakantiedagen uit het voorgaande jaar;
- de bovenwettelijke vakantiedagen uit het huidige jaar.
Stel dat een werknemer de volgende vakantiedagen heeft meegenomen/opgebouwd:
- de wettelijke vakantiedagen 2021: 1
- de wettelijke vakantiedagen 2022: 20
- de bovenwettelijke vakantiedagen 2021: 5
- de bovenwettelijke vakantiedagen 2022: 5
en deze werknemer wenst 15 vakantiedagen op te nemen, dan resteert:
- de wettelijke vakantiedagen 2021: 0
- de wettelijke vakantiedagen 2022: 6
- de bovenwettelijke vakantiedagen 2021: 5
- de bovenwettelijke vakantiedagen 2022: 5
Gelet hierop en het verschil in verval/verjaring is het aan te raden om in de verlofadministratie een onderscheid te maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.
Verplichtingen werkgever met betrekking tot vakantie
Van de werkgever wordt aardig wat gevergd als het gaat om de vakantiedagen van werknemers. Het Hof van Justitie van de EU heeft bijvoorbeeld bepaald dat de werkgever de plicht heeft om:
- werknemers daadwerkelijk in staat te stellen om vakantiedagen op te nemen;
- werknemers erover te informeren dat zij vakantie moeten opnemen; en
- werknemers te informeren over de gevolgen van het niet opnemen van de vakantiedagen (lees: het verval of de verjaring van vakantiedagen).
Zie onder meer HvJ EU 6 november 2018, C 684/16 (Max Planck/Shimizu).
Voldoet een werkgever niet aan het bedoelde onder a tot en met c, dan kan de aanspraak op vakantiedagen door de werknemer niet vervallen en verjaren ze pas na vijf jaar. Niettemin is het wederom aan de werknemer om aan te tonen dat de werkgever niet aan deze inspanningsplicht heeft voldaan en dat de werknemer als gevolg daarvan redelijkerwijs niet in staat is geweest om zijn vakantiedagen (tijdig) op te nemen.
Het is verder van belang dat een werkgever bij het vaststellen van de tijdstippen van de vakantie rekening houdt met de wensen van de werknemer. Dit is uitsluitend anders als de werkgever (aantoonbaar) gewichtige redenen heeft om vaste vakantieperioden aan te wijzen. Dit geldt bijvoorbeeld voor ondernemingen in de bouw (de welbekende 'bouwvak') of onderwijsinstellingen. Hierbij wordt opgemerkt dat de ondernemingsraad een instemmingsrecht heeft als het gaat om het vaststellen, wijzigen of intrekken van een dergelijke vakantieregeling (artikel 27 lid 1 onder b Wet op de ondernemingsraden).
Vakantiedagen uitbetalen
In beginsel mogen opgebouwde vakantiedagen niet in geld worden uitgekeerd. Van deze hoofdregel kan worden afgeweken voor zover dit schriftelijk is overeengekomen en het uitsluitend de bovenwettelijke vakantiedagen betreft. Het wettelijke minimum moet dus altijd in tijd worden opgenomen.
Een andere uitzondering is de situatie waarin een arbeidsovereenkomst eindigt. Op dat moment moeten alle vakantiedagen – en dus ook de wettelijke vakantiedagen – in geld worden uitgekeerd (artikel 7:641 lid 1 BW). Dit gebeurt over het algemeen bij de zogeheten eindafrekening.
Tips
Vakantie kan voor werkgevers wellicht als een last voelen. De wetgever hecht echter niet voor niets grote waarde aan de recuperatiefunctie van vakantie. Door werknemers te stimuleren regelmatig vakantie op te nemen, worden zij in de gelegenheid gesteld om tijdig op te laden. Dit voorkomt veelvuldig ziekteverzuim of langdurige uitval van werknemers en draagt uiteindelijk bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering.
Tot slot een aantal tips om te voorkomen dat werknemers een stuwmeer aan vakantiedagen opbouwen:
- houd een duidelijke verlofadministratie bij die inzichtelijk is voor individuele werknemers en maak daarin bij voorkeur een onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen;
- wijs werknemers tijdig op een openstaand saldo aan vakantiedagen, bijvoorbeeld per 1 januari van elk jaar;
- herinner werknemers eraan dat wettelijke vakantiedagen komen te vervallen als deze niet vóór 1 juli van het opvolgende jaar worden opgenomen, bijvoorbeeld per 1 april van elk jaar;
- stel werknemers regelmatig in de gelegenheid om vakantiedagen op te nemen en stimuleer dit ook.
Update: 14 december 2023
