Heeft u al een adequate klokkenluidersregeling voor uw personeel?

Op 1 juli 2016 is de Wet Huis voor Klokken-luiders (hierna: “Wet HvK”) in werking getreden. Deze wet heeft tot doel de voorwaarden voor het melden van maatschappelijke misstanden binnen organisaties te verbeteren, door onderzoek naar misstanden mogelijk te maken en melders van misstanden beter te beschermen.

Huis voor klokkenluiders

Om dit doel te bereiken is een Huis voor Klokkenluiders (hierna: “het Huis”) opgericht. Het Huis is opgesplitst in een afdeling advies en een afdeling onderzoek. Een werknemer kan de afdeling advies verzoeken om informatie, advies en ondersteuning ingeval van een vermoeden van een misstand. Bij de afdeling onderzoek kan de werknemer een verzoek indienen om een onderzoek in te stellen naar een vermoeden van een misstand dan wel de wijze waarop de werkgever zich jegens de werknemer heeft gedragen naar aanleiding van een (interne) melding van een vermoeden van een misstand.

N.B. De toegang van melders tot het Huis is niet beperkt tot werknemers met een arbeids-overeenkomst. Ook bijvoorbeeld ambtenaren (behoudens enkele wettelijke uitzonderingen), zelfstandigen, vrijwilligers en stagiaires kunnen een misstand melden.

Vermoeden van een misstand

Wat dient te worden verstaan onder een „vermoeden van een misstand‟ is wettelijk geregeld. De onderzoekstaak van het Huis is daarmee beperkt tot ernstige maatschappelijke misstanden die een schending van een wettelijke voorschrift vormen dan wel een bedreiging vormen voor de veiligheid, de volksgezondheid, het milieu, of het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

Verplichte klokkenluidersregeling

Publieke of private werkgevers bij wie in de regel ten minste vijftig personen werkzaam zijn, zijn op grond van de Wet HvK verplicht een adequate interne klokkenluidersregeling vast te stellen. Deze interne klokkenluidersregeling moet door de ondernemingsraad worden goedgekeurd. In deze interne klokkenluidersregeling moeten in ieder geval worden vastgelegd:

• de wijze waarop met de interne melding wordt omgegaan; 
• wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand (wettelijke definitie); 
• bij welke daartoe aangewezen functionaris of functionarissen het vermoeden van een misstand kan worden gemeld; 
• de verplichting voor de werkgever om de melding, indien de werknemer hierom verzoekt, vertrouwelijk te behandelingen; en 
• dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.

De werkgever is daarnaast verplicht om iedereen die bij hem werkt schriftelijke of elektronisch een exemplaar van de klokkenluidersregeling te verstrekken. Daarbij dient de werkgever hen bovendien informatie te verstrekken over de rechtsbescherming van de werknemer bij het melden van een vermoeden van een misstand en de omstandigheden waaronder een vermoeden van een misstand buiten de organisatie kan worden gemeld.

Benadelingsverbod (artikel 7:658c BW)

Klokkenluiders hoeven niet (meer) te vrezen voor ontslag. De werkgever mag de werknemer niet benadelen als gevolg van het op juiste wijze melden van een vermoeden van een misstand (artikel 7:658c BW). De werknemer moet dan wel de melding te goeder trouw en naar behoren hebben gedaan. De rechtsbescherming voor ambtenaren is geregeld in artikel 125quinquies lid 3 Ambtenarenwet.

Procedure

Het uitgangspunt van de Wet Huis voor Klokkenluiders is dat organisaties geacht worden eerst zelf verantwoordelijkheid te nemen voor ernstige maatschappelijke misstanden. Een vermoeden van een misstand dient dan ook altijd eerst intern te worden gemeld. De werknemer kan pas nadat het vermoeden door de organisatie niet naar behoren is behandeld bij het Huis terecht. Dit is slechts anders indien van de werknemer in redelijkheid niet gevraagd kan worden dat hij het vermoeden van misstand meldt bij de werkgever.

Verklaart de afdeling onderzoek het verzoek om een onderzoek in te stellen ontvankelijk, dat zal er een feitenonderzoek kunnen plaatsvinden. De werkgever is verplicht mee te werken aan dit onderzoek. Medewerking kan alleen worden geweigerd indien het inlichtingen en bescheiden betreft waarvan het verstrekken in strijd is met het belang van de nationale veiligheid dan wel schending van een beroepsgeheim of wettelijk voorschrift met zich meebrengt. Ook kan medewerking worden geweigerd indien een persoon daardoor zichzelf of een van zijn directe familieleden aan het gevaar van een strafrechtelijke veroordeling zou blootstellen. De afdeling onderzoek bepaalt in een voorkomend geval of de weigering gerechtvaardigd is.

Na afsluiting van het onderzoek stelt de afdeling onderzoek een rapport op. In dit rapport kunnen aanbevelingen worden gedaan aan de werkgever.

De afdeling onderzoek stelt vervolgens de werkgever en de melder in de gelegenheid om schriftelijk commentaar te leveren op het rapport. Indien het commentaar daartoe aanleiding geeft, kan de afdeling onderzoek het rapport aanpassen. Indien het commentaar niet leidt tot aanpassing, geeft de afdeling onderzoek in zijn rapport de redenen daarvoor aan. Het definitieve rapport wordt door het de afdeling onderzoek openbaar gemaakt.